Migração de Ano
O que é a migração de ano?
A Plataforma registra as entidades de forma anualizada, permitindo que a gestão possa consultar facilmente as informações históricas.
De uma forma mais simplificada, os anos na Plataforma funcionam como uma "fotografia" de como os projetos finalizaram o ano, com a possibilidade de navegação e extração de relatórios considerando a situação naquele ano em específico.
Para ter acesso a anos anteriores o usuário precisa apenas selecionar na barra superior o ano desejado. O sistema irá carregar as informações exatamente como estavam ao final daquele ano. A partir disso é possível navegar de diversas formas, pela consulta rápida, pelo gerenciamento, pelo mapa da estratégia, etc.
A migração do ano é a operação necessária para criar um novo ano e indicar quais entidades **(Objetivos, projetos, etapas, etc.)** deverão ter uma continuidade no sistema para o próximo ano. Nesse sentido o sistema fará uma cópia das entidades selecionadas para o novo ano e, a partir disso, o usuário atualizaria as entidades apenas neste novo ano criado (as entidades copiadas do ano anterior).
Como fazer a migração de ano?
Passo 1: O usuário com o perfil de Administrador da Plataforma deverá primeiramente acessar o menu do usuário e depois em Administração. Esta funcionalidade ainda não está na nova administração, por isso é necessário clicar em Administração e não na nova administração.
Passo 2: Escolher a opção "Cópia de ano"
Passo 3: O ano base estará selecionado com o ano que está atualmente em uso. No ano destino deverá ser preenchido com o próximo ano. Selecione a opção copiar papéis para que as permissões associadas aos usuários sejam copiadas de um ano para o outro.
Passo 4: Selecione quais entidades (Objetivos, projetos, etapas, etc.) serão copiadas do ano atual para o próximo ano. Através do botão "+" ao lado de cada entidade é possível marcar até que nível de informação deverá ser copiado. Caso deseje que toda a hierarquia abaixo do que for selecionado seja copiada, marque a opção "copiar toda a hierarquia abaixo das entidades selecionadas". Após as seleções, clique em avançar.
Passo 5: Será exibido uma tela de confirmação com todas as entidades que serão copiadas de um ano para o outro. Caso esteja tudo listado corretamente, clique em confirmar. Também é possível voltar e fazer algum ajuste.
Passo 6: Aguarde o processo de cópia das entidades.
Passo 7: Pronto! Clique em voltar no canto superior direito. Ao clicar no ano na barra superior já deverá aparecer o novo ano para selecionar. Ao clicar no novo ano, o sistema irá carregar com as entidades já copiadas para que o usuário possa validar o processo.
*Passo 8: Para que todos os usuários possam acessar o sistema direto no novo ano é necessário alterar o ano login. Para isso, clique na nova administração. Depois no nome da sua organização abaixo no canto esquerdo. Agora é só alterar o campo "Login no ano" para o novo ano e depois salvar. A partir de agora os usuários, ao logar, serão direcionados para o novo ano.
Perguntas frequentes sobre a migração de ano:
A) É possível migrar apenas algumas entidades de um ano para o outro?
Resposta: Sim. No passo 4 deverá ser feita esta seleção.
B) Ao clicar em anos anteriores na tela inicial conseguimos enxergar a estrutura das informações antigas? Ficam preservados?
Resposta: Sim. A migração de ano funciona como uma "fotografia". No momento que migramos para um ano futuro as entidades são copiadas do ano atual para futuro e alteramos o ano login (ano que o usuário acessa ao realizar o login) para o novo ano. Com isso ao acessar os anos anteriores na barra superior é possível consultar como as entidades estavam no momento da migração. Todas as entidades são preservadas.
C) Para o próximo ano pretendemos fazer alguns ajustes nos níveis de informação, como mudanças de nomenclatura e alterações de níveis. Isso trará impacto para os anos anteriores?
Resposta: A nomenclatura do sistema não é anualizada. Com isso ao alterarmos o nome dos níveis para N2: Ação, por exemplo, essa mudança também refletirá em todos os anos. Ou seja, ao acessar anos anteriores as entidades estarão preservadas mas a nomenclatura poderá não corresponder em relação a forma que era abordada anteriormente.
D) Eu mesmo posso fazer a migração de ano? Quais passos preciso seguir?
Resposta: Os usuários com o perfil de Administrador da Plataforma poderão fazer a migração e é só seguir os passos listados acima.
E) Caso seja necessário, a Facilit me ajudará nesse procedimento?
Resposta: Sim. Em caso de dúvidas entre em contato através da Central de Ajuda. Se preferir nós podemos realizar o procedimento para você. Neste caso faça a solicitação pela Central de Ajuda para mais instruções e o agendamento do procedimento.