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As atas de reunião têm como objetivo registrar de forma estruturada os temas discutidos, decisões tomadas e encaminhamentos definidos durante as reuniões de monitoramento de projetos.

Esse recurso permite manter um histórico confiável das reuniões e contribui para o acompanhamento eficiente das deliberações. Além disso, as atas promovem transparência e facilitam a recuperação de informações importantes para revisões futuras.

Como criar Atas de Reuniões na Plataforma

Passo a passo para criar uma ata de reunião

  1. Acesse o módulo de Reuniões:

  2. Clique em Gerenciamento > Reuniões.

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  3. Crie uma nova ata:

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  • Clique em +REUNIÃO.

  • Preencha os campos:

    • Título e subtítulo da reunião
    • Local, data, horário de início e fim
    • Instituição ou Secretaria
    • Tipo da reunião (Estratégico, Operacional, Tático ou Outro)

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  • Adicione participantes:

  • Os nomes serão sugeridos a partir do cadastro de responsáveis.

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  • Organize os assuntos da pauta:

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  • Por padrão, um assunto já é inserido.
  • Para incluir outros, clique em Adicionar Assunto.

  • Dê um título ao assunto e adicione tópicos dentro dele.

  • Insira os tópicos e comentários:

  • Clique em Adicionar Tópico.

  • Em cada tópico, adicione comentários com apoio de ferramentas de formatação (RTF), incluindo:

    • Links
    • Destaques em cor
    • Imagens (se necessário)

  • Adicione encaminhamentos (opcional):

  • Cada tópico pode conter um ou mais encaminhamentos com responsável e prazo definido.

  • Encaminhamentos relacionados a entidades serão exibidos também na página do projeto, se o portlet correspondente estiver ativado.

  • Vincule entidades da plataforma:

  • Utilize o ícone de lupa para buscar e vincular projetos já cadastrados como assuntos ou tópicos.

  • Adicione arquivos e equipe de apoio:

  • É possível anexar documentos e incluir participantes como apoio técnico.

  • Publique a ata:

  • Clique em Publicar ou em Publicar e Convidar Participantes.

  • Se optar por convidar, selecione os participantes desejados. Cada um receberá um e-mail com opção de confirmar (bolinha verde) ou recusar (bolinha vermelha) a presença.
  • Se a justificativa for obrigatória, o sistema solicitará uma explicação para as ausências.

Gerenciando uma ata publicada

  • Após a publicação, a ata ficará listada na aba Reuniões.

  • Visualize informações como:

  • Instituição

  • Título e tipo da reunião

  • Data, status, encaminhamentos, anexos e redator

  • Clique em:

  • Encaminhamentos para ver o andamento de cada um

  • Anexos para baixar arquivos relacionados

  • Atas podem ser buscadas por palavra-chave ou filtradas como "rascunhos".

Ações adicionais disponíveis

  • Editar: enquanto a ata não for finalizada
  • Reabrir: para edições futuras
  • Finalizar: altera o status e bloqueia novas edições
  • Notificar participantes: ao finalizar, caso deseje enviar um aviso
  • Visualizar PDF: para salvar ou imprimir
  • Apagar: caso a ata não seja mais necessária

Tela de exemplo

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Conclusão

O uso adequado das Atas de Reunião na Plataforma contribui para um controle mais eficaz das reuniões, dos registros e das cobranças sobre os encaminhamentos. É uma ferramenta essencial para promover transparência, rastreabilidade e comprometimento dos envolvidos com os resultados.

Reuniões que contam com atas bem elaboradas são muito mais produtivas e eficazes.