Relatório de Participantes da Reunião
As atas de reuniões são registros importantes das decisões, discussões e encaminhamentos realizados durante as reuniões de monitoramento de projetos. Na Plataforma, além de consultar as atas diretamente pelo sistema, é possível exportá-las para uma planilha no formato Excel (.xlsx).
Essa funcionalidade permite:
- Criar backups locais dos registros;
- Compartilhar as informações com pessoas que não têm acesso à plataforma;
- Realizar análises e organização dos dados em outros formatos.
Passo a passo para exportar atas
- Acesse o menu
Gerenciamento > Reuniões.
Nessa página, será exibida a lista de todas as atas já cadastradas na plataforma.
- Utilize os filtros caso deseje exportar atas específicas.
O sistema exportará apenas as atas exibidas na tela. Se necessário, aplique filtros para delimitar o conteúdo da exportação.
Exemplo: para exportar atas do mês de abril até a data atual, clique em Filtros, ajuste as datas de início e fim e depois clique em Filtrar.
- Clique no botão
Exportar.
A planilha será gerada automaticamente com os dados correspondentes às atas filtradas.
Informações incluídas na planilha exportada
A planilha conterá as seguintes colunas:
- Sigla da Instituição da Ata
- Nome da Instituição da Ata
- Nome do Participante
- E-mail do Participante
- Instituição do Participante
- Nome da Reunião
- Data da Reunião
- Tipo de Reunião
- Status da Reunião
- Presença do Participante
Importante: cada linha representa um participante. Por isso, o nome da reunião pode se repetir diversas vezes (um por linha/participante).
Reutilizando a última exportação
Há também a opção Baixar Último Relatório, que permite o download da última planilha gerada no sistema, sem necessidade de configurar os filtros novamente.
- O sistema informa a data e horário da última exportação.
- Ideal para recuperar rapidamente um relatório recente.
Exemplo ilustrativo
Dica final
Sempre que for exportar atas específicas, certifique-se de aplicar os filtros corretos antes de clicar em Exportar, para garantir que apenas os dados desejados sejam incluídos na planilha.
Precisa de ajuda para criar uma ata de reunião?
Acesse o artigo relacionado ou confira o vídeo tutorial disponível no final desta página.
Este artigo explica como exportar uma planilha com os dados cadastrais das reuniões da Plataforma, oferecendo diversos filtros para uma análise mais dinâmica e eficiente. A funcionalidade de exportação permite obter informações detalhadas sobre as reuniões e participantes, facilitando o monitoramento e a organização das atas.
Exemplo de Planilha Exportada
Passos para Exportação e Filtros
- Acesse a Página de Reuniões Navegue até a seção de reuniões na plataforma.
Acesse o Módulo de Reuniões
- Selecione os Filtros Desejados Ao exportar os dados, você pode aplicar os seguintes filtros para refinar sua pesquisa e obter exatamente as informações que precisa:
- Filtro por Título: Filtra as reuniões de acordo com o título especificado.
- Filtro por Secretaria: Filtra as reuniões de acordo com a Secretaria específica.
- Filtro por Participantes: Permite selecionar reuniões que incluem determinados participantes.
- Filtro por Período: Defina um intervalo de datas para exibir reuniões ocorridas dentro deste período.
- Filtro por "Possui Anexo": Exibe somente as reuniões que possuem anexos registrados.
- Filtro por "Possui Encaminhamentos": Exibe somente as reuniões que têm encaminhamentos associados.
- Filtro por Entidade Relacionada: Filtra as reuniões que estão relacionadas a uma entidade específica.
- Filtro por Solicitante: Permite filtrar reuniões com base no solicitante da reunião.
- Filtro por Assunto: Filtra reuniões de acordo com o assunto tratado.
- Filtro por Tópico: Permite selecionar reuniões baseadas em tópicos específicos discutidos.
- Gerando a Planilha Após configurar os filtros, clique no botão de Exportar. A plataforma gerará automaticamente uma planilha com os dados das reuniões filtradas.
Exportando Relatório de Ata de Reunião
Benefícios da Funcionalidade
- Acessibilidade e Eficiência: A exportação permite acessar os dados de reuniões de forma rápida, sem a necessidade de navegar por diversas páginas. - Controle Aprimorado: Com os filtros, você pode realizar um monitoramento mais detalhado e específico, seja para acompanhar as secretarias, os participantes ou os anexos das reuniões. - Organização Dinâmica: Essa funcionalidade facilita a gestão das reuniões, permitindo combinar os filtros de acordo com as suas necessidades operacionais.
Conclusão Essa ferramenta é essencial para otimizar o gerenciamento das reuniões e seus dados relacionados. Usando os filtros de maneira estratégica, você conseguirá ter um controle mais preciso e ágil das reuniões realizadas.