Repositório de Documentos
Repositório de Dados é um artefato que serve para adicionar documentos às entidades sobre os projetos ou ações que elas representam.
Por meio dele, é possível disponibilizar documentos com informações complementares aos projetos, que auxiliem no planejamento e execução das etapas.
Por exemplo: durante a execução do projeto de acompanhamento de obras, você pode adicionar à biblioteca de documentos o edital de licitação, o orçamento planejado e o cronograma da obra.
Neste artigo nós vamos mostrar como você pode adicionar documentos no Repositório de Dados na Plataforma.
-Vamos lá?
1. Adicionando arquivos no repositório de dados
Para isso, localize a entidade desejada e clique sobre ela para abri-la.
A seguir, clique no menu de ações > repositório de dados > e em Adicionar documento.
Aqui você pode arrastar o documento desejado até este campo, ou se preferir, clicar sobre ele para abrir o explorador de arquivos do seu computador e selecionar um ou mais documentos.
Após selecioná-lo, aguarde o carregamento do documento e, depois, clique na seta à esquerda para Voltar.
Os documentos adicionados aparecerão aqui, onde você pode conferir algumas informações rápidas como, nome, versão, tamanho, autor e data de upload.
Para visualizar o documento clique sobre o nome dele, se desejar, você também pode fazer o download do arquivo clicando no ícone de download.
Clicando nos três pontos ao lado é possível visualizar o documento, apagá-lo ou editá-lo, se for necessário.
2. Adicionando pastas ao repositório de arquivos
Caso deseje, você pode organizar os documentos em pastas, separando-os em grupos semelhantes, como Contratos, notas fiscais e recibos de pagamento. Assim, você pode localizar certos documentos com mais facilidade.
Para criar uma nova pasta clique em Adicionar pasta.
Aqui você irá preencher o nome da pasta e, se desejar, uma breve descrição dos documentos contidos nela.
Ao finalizar, clique em Salvar > depois, clique sobre o nome da pasta para abri-la > e em adicionar documentos para inserir os documentos desejados nela.
Todas as pastas criadas e os documentos adicionados à entidade, ficam disponíveis no quadro Biblioteca de documentos.
Você também pode criar as pastas e adicionar os documentos através deste quadro.
Vale ressaltar que ao editar um documento, você pode alterar algumas informações dele, como a pasta em que ele está inserido, o título do arquivo e a descrição.
Lembre-se sempre de salvar ao finalizar, ok?
A cada edição, o número da versão do documento será atualizado.
Sessão: Subpastas no Publicador de Repositório Descrição A funcionalidade de Subpastas no Publicador de Repositório permite a organização hierárquica de documentos dentro do repositório, facilitando o gerenciamento e acesso a arquivos de maneira lógica e estruturada. Com essa melhoria, os usuários podem criar, editar, excluir e organizar pastas e subpastas, promovendo uma navegação mais eficiente e reduzindo o tempo gasto na busca por documentos.
Principais Funcionalidades Criação de Subpastas:
Usuários podem criar subpastas dentro de qualquer pasta existente, organizando documentos por categorias, temas ou projetos.
Cada subpasta deve ter um nome único no mesmo nível hierárquico.
Controle de Permissões:
Apenas usuários autorizados podem criar, editar ou excluir pastas e subpastas.
Permissões de acesso são gerenciadas para garantir a segurança das informações armazenadas.
Exclusão de Pastas:
Pastas vazias podem ser excluídas. Caso contenham arquivos ou subpastas, o sistema exibe uma mensagem informando que a exclusão não é permitida.
Benefícios Melhor Organização: Estrutura hierárquica facilita a categorização de documentos e reduz o tempo gasto na busca por arquivos.
Apoio à Colaboração: Pastas bem organizadas promovem um ambiente mais eficiente para o compartilhamento de informações entre equipes.
Flexibilidade e Escalabilidade: Adapta-se facilmente a repositórios grandes, suportando o crescimento do volume de documentos.
Maior Controle e Segurança: Permissões personalizáveis garantem que apenas usuários autorizados possam realizar alterações, protegendo informações críticas.
Dicas Nomes descritivos ajudam a identificar rapidamente o conteúdo das subpastas.
Pronto!
Agora, você já sabe como adicionar documentos na Plataforma.
Espero ter ajudado e até a próxima!
Agora, você já sabe como adicionar documentos na Plataforma.